Independentemente dos tipos de nota fiscal, todas têm algo em comum: são documentos de emissão obrigatória para todas as empresas, mesmo para a categoria de Microempreendedor Individual (MEI), caso ele negocie com empresas.
Qual é a importância das notas fiscais?
As notas fiscais são de suma importância para o controle do consumidor, da empresa e do governo, permitindo uma maior segurança dos serviços de garantia, controle de compra e venda, gerenciamento de estoques e o monitoramento das informações sobre os rendimentos de pessoa física e jurídica. O controle pela nota fiscal é um meio de o governo garantir que os impostos e as taxas de tributos sejam calculados e recolhidos de maneira correta.
O que pode ajudar a minha empresa no controle dos tipos de nota fiscal?
Para auxiliar sua empresa na gestão dos mais diversos tipos de nota fiscal, trabalhe com sistemas que otimizem o tempo no momento de realizar a emissão de cada documento, selecionando um software que seja mais adequado para agilizar o processo como um todo. Também é importante contratar um contador para oferecer o suporte necessário para essa atividade e para as demais referentes à declaração dos rendimentos.
Como a tecnologia e os sistemas podem ajudar no controle de notas fiscais?
Além dos softwares de gestão de dados fiscais, a tecnologia vem permitindo grandes avanços por meio do uso de notas fiscais eletrônicas, projeto que várias empresas já estão aderindo para obter diversos ganhos. Conheça algumas das vantagens de seu uso:
- redução do uso de papel;
- redução de custos com o armazenamento dos documentos;
- incentivo à utilização da tecnologia;
- aumento da confiança nas notas fiscais;
- melhoria no controle fiscal.
Quais são os principais tipos de notas fiscais?
1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
Registra a compras e vendas de produtos e está sujeita a tributação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Sua DANFE é grande em formato normalmente A4.
2. NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor)
Substituiu o cupom fiscal e da Nota Fiscal de balcão em papel. Sua DANFE é normalmente o documento entregue ao cliente ao comprar produtos nas lojas para utilização ou consumo. É o formato mais utilizado no Brasil. Além de permitir para quem compra a possibilidade da conferência, este tipo de nota garante um controle fiscal mais efetivo por parte do governo. Caso hajam problemas com seu link de internet, basta o lojista emitir a nota para o consumidor em contingência, e em até 24hs, transmitir para o fisco das notas já emitidas para os consumidores. Nosso Sistema, realiza esta operação automaticamente
3 - SAT ou CFe-SAT - (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos)
É o equivalente a NFC-e nas maioria dos estados, e é utilizado em São Paulo, com um equipamento para a emissão das notas de produtos. Com ele, não é necessário estar conectado a internet em tempo integral para trabalhar. A transmissão das informações pode ser feita periodicamente para a Secretaria da Fazenda. Um único aparelho pode atender várias lojas.
4 - MF-e SAT (Sistema Autenticador e Transmissor com Módulo Fiscal Eletrônico)
Utilizado apenas no estado do Ceará, é equivalente a NFC-e onde um equipamento com certificado digital, gere, autentica e transmite para o fisco os Cupons Fiscais Eletrônicos gerados. Basta o lojista emitir a nota para o consumidor e, periodicamente, de preferência, diariamente, conectar o equipamento à internet para que seja feita de forma automática a transmissão para o fisco das notas já emitidas para os consumidores.
É o equivalente a NFC-e nas maioria dos estados, e é utilizado em São Paulo, com um equipamento para a emissão das notas de produtos. Com ele, não é necessário estar conectado a internet em tempo integral para trabalhar. A transmissão das informações pode ser feita periodicamente para a Secretaria da Fazenda. Um único aparelho pode atender várias lojas.
4 - MF-e SAT (Sistema Autenticador e Transmissor com Módulo Fiscal Eletrônico)
Utilizado apenas no estado do Ceará, é equivalente a NFC-e onde um equipamento com certificado digital, gere, autentica e transmite para o fisco os Cupons Fiscais Eletrônicos gerados. Basta o lojista emitir a nota para o consumidor e, periodicamente, de preferência, diariamente, conectar o equipamento à internet para que seja feita de forma automática a transmissão para o fisco das notas já emitidas para os consumidores.
5 - NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
A NFS-e é utilizada para documentar serviços e está ligada à cobrança de ISS (Imposto sobre Serviços). Algumas de suas características são:
- o cancelamento poderá ser feito em até cinco dias após a emissão;
- o prazo de arquivamento é de cinco anos, após a emissão;
- a emissão poderá ser feita após a finalização do serviço;
- a nota deverá ser de apenas um tipo de serviço.
6 - CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
Criada em 2012, essa nota fiscal é específica para a prestação de serviços de transporte rodoviário de cargas. O objetivo de seu uso é reduzir faturas e pagamentos duplicados, eliminando, assim, dados controversos entre as notas e os produtos transportados.
7. NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica)
Nota Fiscal Avulsa eletrônica – NFAe -, é um documento emitido por micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais – MEI - que ainda não possuem autorização ou acesso à emissão de documentos fiscais como a Nota Fiscal eletrônica – NFe -, para a venda de produtos. Aqueles contribuintes obrigados a emissão de NFe não podem emitir uma NFAe. Elas são muito utilizadas por MEIs quando da venda para empresas. Para quem tem um fluxo grande de vendas, a utilização da NFAe não é indicada, apenas para eventualidades, pois a solicitação de uma NFAe é feita uma a uma no portal da Secretaria da Fazenda do Estado. No caso dos profissionais autônomos, a emissão da NFAe deve ser feita a partir do governo municipal onde está cadastrado. Uma grande diferença entre a NFe e a NFAe é que esta última apesar de ser emitida eletronicamente, o documento original será a Nota Fiscal Avulsa impressa em papel, que deverá ser armazenado obrigatoriamente por 5 anos.
8 - NF-complementar - Uma Nota Fiscal Complementar serve para suplementar informações e valores de impostos como ICMS, ICMS ST e IPI, que foram emitidos com valores menores que os reais na nota fiscal de venda. A ideia da Nota Fiscal Complementar é que a nota complementada e a nota complementar retratem juntas a operação correta. Ou seja, se juntarmos a nota normal com a nota complementar, teremos como resultado o valor total dos impostos, ou as quantidades/valores dos produtos da operação. É um documento fiscal contestado por alguns clientes e contadores, então antes de emitir, verifique com estas duas partes interessadas, suas opiniões em relação a emissão da nota complementar. Caso haja discordância, verifique as alternativas de cancelamento ou devolução.
9 - Nota Fiscal de Ajuste - A Nf de Ajuste tem o intuído apenas fins de ajuste na escrituração do documento, não se referem à transações com mercadorias e devem ser emitidas apenas para fins escriturais, para transferência de crédito, crédito de ativo permanente, entre outros, conforme definições do RICMS. Caso o balanço da empresa no fim do mês não bata, falte ou sobrem valores, se faz necessária e por isso é preciso que seja realizada a NFe de Ajuste do valor que faltou ou que sobrou.
OUTROS DOCUMENTOS FISCAIS
CC-e (Carta de Correção Eletrônica)
A CC-e é de existência APENAS DIGITAL (não é impressa). Uma vez a CC-e sendo enviada com sucesso para a SEFAZ (e sendo autorizada), ela se torna um EVENTO da NFe (que ficará "atrelada" a mesma) e poderá ser consultada no banco de dados da SEFAZ ou através do Portal Nacional da NF-e como um evento da NF-e. Sua Utilização não é permitida nos seguintes casos:
8 - NF-complementar - Uma Nota Fiscal Complementar serve para suplementar informações e valores de impostos como ICMS, ICMS ST e IPI, que foram emitidos com valores menores que os reais na nota fiscal de venda. A ideia da Nota Fiscal Complementar é que a nota complementada e a nota complementar retratem juntas a operação correta. Ou seja, se juntarmos a nota normal com a nota complementar, teremos como resultado o valor total dos impostos, ou as quantidades/valores dos produtos da operação. É um documento fiscal contestado por alguns clientes e contadores, então antes de emitir, verifique com estas duas partes interessadas, suas opiniões em relação a emissão da nota complementar. Caso haja discordância, verifique as alternativas de cancelamento ou devolução.
9 - Nota Fiscal de Ajuste - A Nf de Ajuste tem o intuído apenas fins de ajuste na escrituração do documento, não se referem à transações com mercadorias e devem ser emitidas apenas para fins escriturais, para transferência de crédito, crédito de ativo permanente, entre outros, conforme definições do RICMS. Caso o balanço da empresa no fim do mês não bata, falte ou sobrem valores, se faz necessária e por isso é preciso que seja realizada a NFe de Ajuste do valor que faltou ou que sobrou.
OUTROS DOCUMENTOS FISCAIS
CC-e (Carta de Correção Eletrônica)
A CC-e é de existência APENAS DIGITAL (não é impressa). Uma vez a CC-e sendo enviada com sucesso para a SEFAZ (e sendo autorizada), ela se torna um EVENTO da NFe (que ficará "atrelada" a mesma) e poderá ser consultada no banco de dados da SEFAZ ou através do Portal Nacional da NF-e como um evento da NF-e. Sua Utilização não é permitida nos seguintes casos:
- Alterando as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
- Alterando os de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
- Alterando a data de emissão ou de saída.
MD-e (Manifesto eletrônico)
O manifesto eletrônico é a forma de o destinatário informar à Receita que tem ciência ou não daquela nota. Fio criado para coibir organizações criminosas que emitem Notas Fiscais com CNPJ falsos e o seu negócio pode ser vítima. Nesses casos, o manifesto eletrônico protege juridicamente o seu negócio, ao informar ao Fisco que tomou ciência de uma nota fraudulenta.
O manifesto eletrônico já é obrigatório para alguns tipos de movimentações, especialmente, as que envolvem combustíveis, cigarros, bebida alcoólica ou valores acima de R$ 100.000,00. Naturalmente, são as atividades que mais despertam a atenção das autoridades tributárias, e suas exigências variam por estado.
A CULTURA DO PAPEL.
A maioria das pessoas entende que o papel em suas mãos, seja uma folha ou um cupom, é uma nota fiscal. Esta é uma confusão normal, pensar que o documento impresso é uma nota fiscal, seja ele uma DANFE de NF-e ou uma DANFE de NFC-e. Esta confusão que acompanha a herança de nosso povo em querer possuir um documento comprobatório de uma transação comercial qualquer e a má divulgação pelo governo das alterações nas emissões de notas fiscais. Este problema irá ser amortizado com o tempo, quando os consumidores acostumarem a receber notas em seus dispositivos eletrônicos, bem como, nossos agentes fiscais estiverem melhor equipados para realizar as verificações de transporte. Já existem inclusive aplicativos gratuitos para visualização e gerenciamento de suas notas em seu telefone ou computador.
Então que papel é esse?
O papel é um DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é a representação impressa, legível e simplificada da NF-e - Nota Fiscal Eletrônica - ou da NFC-e - Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica -.
O papel é um DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é a representação impressa, legível e simplificada da NF-e - Nota Fiscal Eletrônica - ou da NFC-e - Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica -.
Qual a diferença entre as DANFES?
A DANFE da NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica, é impressa normalmente em uma folha de papel comum A4 – Tamanho de um caderno -, utilizada normalmente para acompanhar o transporte de mercadorias e ser apresentada a fiscalização, principalmente nas fronteiras de entre estados, servir ainda como recibo de entrega e é mais utilizada na transação entre os fornecedores e as lojas.
Já a DANFE da NFC-e ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é impressa normalmente em papel térmico, tem o formado de um cupom, substituiu o cupom fiscal e possui um código QR Code - um símbolo quadrado na parte de baixo da nota –, sendo entregue ao consumidor quando da compra em um supermercado por exemplo. O C da sigla NFC-e significa consumidor e não pode ser utilizada para compra para revenda por exemplo. Tem o objetivo de ser aplicada nas transações com o consumidor final, seja uma pessoa ou uma empresa.
Então o que é realmente uma nota fiscal?
A nota fiscal hoje, como dito anteriormente, é um arquivo eletrônico armazenado em computador e enviado a receita no momento da emissão na venda. Ela registra as operações comerciais e tem sua validade garantida pelo certificado digital do vendedor. É um arquivo com sufixo .XML e de visualização possível apenas por programas ou aplicativos específicos. No caso da NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica, deveria ser enviado automaticamente ao comprador, para que ele pudesse importar em seus sistemas e facilitar o cadastro dos produtos, reduzindo tempo e custos de operação, mas muitas empresas ainda não fazem isso e muitos lojistas desconhecem seu direito de receber. Permitiria a verificação antecipada, porque chegaria antes da mercadoria, que ainda estaria sendo transportada com uma DANFE desta nota.
No caso da NFC-e ou Nota Fiscal do consumidor Eletrônica, o governo gostaria que fosse enviada ao consumidor por meio eletrônico, para reduzir o consumo de papel e cumprir sua missão ecológica, mas isto ainda está sendo impedido pelo hábito enraizado de querer possuir um comprovante impresso. O DANFE da NFC-e, deve ainda acompanhar obrigatoriamente as entregas externas no formato delivery.
Principais características da DANFE:
- Impressa: Porque a verdadeira nota fiscal é um arquivo eletrônico nos computadores.
- Legível: Para facilitar e compensar a indisponibilidade de tecnologia, já que são necessários programas especiais para visualizar uma nota, seja pelo contribuinte ou por um agente fiscal.
- Simplificada: Porque nem todas as informações e códigos enviados a receita quando da emissão da nota, estão impressos no documento
Como posso saber se uma DANFE é verdadeira.
No caso da NF-e existe um código numérico chamado chave de acesso e um código de barras bi-dimensional, que podem ser consultados no site da Secretaria de Fazenda definindo sua veracidade. No caso da NFC-e é mais fácil ainda, a DANFE também possui uma chave de acesso, mas ao colocar o pé fora da loja onde a compra foi realizada, o consumidor pode utilizar seu celular – com um aplicativo gratuito leitor de código QR -, realizar a leitura e validar a nota no site da Secretaria de Fazenda. Salvo o caso da NFC-e ter sido emitida em contingência - OFF-LINE -, por algum problema na internet da loja. Nestes casos a nota poderá ser validada em até 24 horas, que é o prazo para a loja enviar suas notas emitidas OFF-LINE. Vale ressaltar ainda que esta DANFE apresentará a informação: EMITIDA EM CONTINGÊNCIA.
Curiosidade.
Você já viu em algum filme o destinatário assinar o recebimento em um equipamento eletrônico e não ficar com papel nenhum, principalmente em entregas como as da FEDEX, por exemplo? Compare com a nossa realidade e sinta a diferença de cultura e disponibilidade de tecnologia. Não que a tecnologia não esteja disponível no Brasil, não há na realidade investimento seja privado ou público. Aqui vale o menor custo.
Observações.
- Como a legislação muda de estado para estado, ainda há estados onde o CUPOM FISCAL é valido, e neste caso sim o papel impresso tem a validade de nota fiscal.
- Quando a transação comercial é feita fora do estabelecimento, o DANFE tem tamanho inferior ao A4, e neste caso é chamada DANFE simplificada.
- Existem ainda outros tipos de notas fiscais, diferentes das apresentadas para o entendimento do que é uma DANFE, como a NFS-e - Nota Fiscal de Serviços Eletrônica -, normalmente emitida em sites das prefeituras e a NFA-e - Nota Fiscal Avulsa Eletrônica -, normalmente emitida pelas empresas da categoria MEI.
- Notas fiscais emitidas em blocos de papel não tem mais validade.
- O comerciante tem obrigação de guardar suas notas fiscais XML por cinco anos. No caso dos clientes da Pronto Sistemas, eles utilizam gratuitamente o PS Cloud para armazenamento de suas notas na Internet.
- Você não tem obrigação de fornecer seus dados em um estabelecimento – supermercado por exemplo -, que vá emitir uma NFC-e. A não ser que a compra seja superior a 10 mil reais ou seja uma entrega delivery. Esta exigência tem sido comum pelos estabelecimentos que estão interessados na realidade em montar um cadastro.
- Se você compra para revenda, verifique pelo menos a cada seis meses no site da fazenda, as notas emitidas para seu CNPJ Isto irá validar se alguma das suas NF-e não foi cancelada por malícia, erro ou rejeição da Secretaria. Isto deixaria suas mercadorias a descoberto.
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